A la lecture de ces illustrations, il ne faut pas en conclure trop rapidement que la pratique doit être abandonnée au profit d’une autre méthode. Il va de soi que quel soit le processus choisi il présente des avantages et des inconvénients. Il y a plutôt lieu de réfléchir en vue d’optimaliser la démarche en réduisant l’impact des éléments qui biaisent le travail.
Pour cela, plusieurs pistes sont à privilégier : le choix du moment approprié, la nécessité d’inscrire le recueil dans l’optique de la résolution de problèmes au sein de l’organisation, l’accompagnement et l’encadrement de la démarche, la complétion de celle-ci tout en favorisant la réflexion au cœur de ce processus.
Il vaut mieux éviter de commencer un processus d’identification des besoins en période de surcharge de travail ou de tension. On pourrait penser que la période estivale est peut-être la plus propice au recensement mais c’est oublier que de nombreuses personnes sont en congé et que pour d’autres c’est une période très active (espaces verts, accueil extra-scolaire, etc.) Pourquoi donc ne pas étaler dans le temps la consultation des différents services en fonction de leurs périodes d’activité ?
On constate que généralement, si on s’interroge un agent sur ses besoins individuels de formation, nombreux sont ceux qui donnent suite au formulaire en gardant à l’esprit la question « Qu’est-ce que ce qui me plaît ? » ou encore « Qu’est-ce que j’ai envie de suivre comme formation ? ». Or, l’objectif du recensement est, premièrement, de planifier la formation mais aussi d’améliorer les compétences de l’administration. La question au cœur du dispositif est donc « Quelle(s) formation(s) suivre pour répondre aux problèmes, objectifs ou attentes liés à l’exercice de ma fonction ».
En d’autres termes, cela signifie que le formulaire proposé, et la formulation des questions, doivent être orientés vers la résolution de problèmes. Ainsi, le formulaire accompagnera l’agent dans l’identification des problèmes ou défis à résoudre, pour ensuite l’aider à recenser les formations à suivre pour y faire face.
Exemple :
Monsieur Gérard est chargé de présenter aux bénéficiaires les aides proposées par le CPAS qui l’emploie. Il déclare dans le questionnaire avoir des difficultés à présenter clairement les solutions existantes aux bénéficiaires. Partant de là, l’analyse peut démontrer que soit Monsieur Gérard ne maîtrise pas suffisamment dans le détail les aides proposées par le CPAS. Soit, Monsieur Gérard connait bien son sujet mais a besoin d’une formation pour mieux communiquer avec son public.
Le meilleur moyen pour s’assurer de la bonne compréhension de la démarche et obtenir la collaboration d’un maximum d’agents est, avant de solliciter les employés, de clarifier les attentes. Pour ce faire, soit vous organisez une séance d’explication, soit vous accompagnez le document de récolte des besoins d’un mode d’emploi succinct et accessible à tous.
On y retrouvera notamment :
Ces explications ont aussi pour objectif de limiter la subjectivité de la démarche en partageant un vocabulaire et des objectifs communs.
Il n’est pas interdit d’inviter les agents à choisir dans les nombreux catalogues existant. Toutefois, comme illustré dans les exemples précités, cette pratique limite la réflexion. En laissant les agents cerner le domaine de formation utile ainsi que l’orientation voulue, les choses peuvent émerger plus librement et plus précisément.
Petit à petit, les formulaires vont se compléter. Il y a peu de chance que le résultat global obtenu soit directement exploitable et constitue votre plan de formation (téléchargez un modèle de plan de formation). Il est primordial d’en faire une analyse pour approfondir certaines demandes ou encore confirmer certains besoins identifiés. Pour ce faire, on peut :
L’objectif est de prendre du recul par rapport aux éléments formulés et de cerner l’essentiel de l’accessoire en fonction des objectifs, des moyens, des priorités ou encore des échéances de l’administration.
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