Comme son nom l’indique, la réunion de groupe vise à réunir au moins trois personnes qui ont une expérience du sujet étudié. Le groupe sera encadré par une personne chargée d’animer la réunion et de faciliter les échanges.  

Si la réunion de groupe a pour objet les missions et services de l’entité dans son ensemble, la réunion de groupe réunira sans doute les membres du comité de direction. Toutefois, d’autres sujets peuvent êtr abordés. Ainsi, la réunion de groupe peut aussi concerner un métier (exemple : réunion des assistants sociaux), un service (exemple : réunion du service environnement), voire une mission (exemple : réunion de l’ensemble des agents concernés par la délivrance des cartes d’identité). La réunion permettra de rassembler des témoignages, de dresser des constats et d’évaluer les solutions potentielles dont notamment des besoins de formation.

Avantages et inconvénients

L’avantage de ce type de réunion est que les résultats sont généralement objectifs et représentatifs du groupe. Toutefois, il vaut veiller à planifier et à préparer correctement ce genre de rencontre pour éviter un rendez-vous stérile et chronophage.

Consignes

• Déterminer et expliquer l’objectif poursuivi à l’ensemble des participants. Il est important que chacun ait à l’esprit une image la plus précise possible du résultat attendu de la rencontre ;
• De même, préciser les règles de fonctionnement de la rencontre et si nécessaire, clarifier le vocabulaire utilisé ;
• Via l’animation, rythmer la rencontre et veiller à ce que chacun puisse s’exprimer ;
• Vu l’attente créée, communiquer les résultats de la rencontre aux participants.