SOMMAIRE
Le matériel nécessaire à la mise en place du télétravail peut être divisé en trois grandes catégories : l’équipement informatique, l’équipement mobilier et ergonomique et l’équipement téléphonique.
Jonathan Piret et Amélie Debroux épinglent : « La mise en œuvre du télétravail n’est pas une opération neutre au niveau budgétaire ! Cela demande de consentir à des investissements en matériel mais également de dégager des ressources et du temps pour le service informatique qui est largement sollicité en la matière ».
La première étape est de réaliser l’inventaire du matériel existant en interne. Il s’agit ensuite de déterminer quels agents vont télétravailler et pour quel type de tâche, en vue de dresser la liste du matériel nécessaire. Il faut également sécuriser les accès aux serveurs depuis l’extérieur et évaluer la capacité de la bande passante. A ce stade, il est essentiel de consulter le gestionnaire informatique ainsi que le délégué à protection des données.
Pratiquement, au CPAS de Bouillon, 8 ordinateurs portables ont été achetés pour les 8 agents concernés par le télétravail. Ces ordinateurs sont à usage uniquement professionnel et il ne s’agit donc pas d’avantage en nature (ATN). Les agents ne sont pas autorisés à utiliser leur propre matériel et chaque portable est personnel. Des clés VPN ont été achetées pour sécuriser les accès et chaque ordinateur a été configuré pour les tâches à effectuer.
Le CPAS de Namur a procédé selon la même logique en achetant 190 ordinateurs portables à usage uniquement professionnel. Grâce à l’achat de licences VM ware horizon, chaque machine a pu être configurée pour ouvrir un espace de travail identique à celui disponible au bureau. Les autres accès ont été verrouillés. La bande passante a dû être augmentée et les serveurs renforcés, compte tenu du nombre important d’agents pouvant bénéficier du télétravail.
Comme le soulignent Benoît Halleux et Alain Sorée, le coût de la mise en place du télétravail n’est pas négligeable et implique une véritable gestion du matériel, dont il faut prévoir le remplacement tous les 5 à 6 ans !
La mise à disposition d’un bureau, d’une chaise, etc., n’est pas une obligation pour l’employeur, qui devra déterminer dans le règlement s’il y a des investissements financiers à faire en la matière ou non.
Quelle que soit l’option choisie, il est important de se tourner vers le conseiller en prévention pour obtenir des conseils en matière d’ergonomie. Le télétravailleur ayant les mêmes droits que le travailleur, le conseiller en prévention peut se rendre à son domicile du télétravailleur, si celui-ci donne son accord.
Le CPAS de Bouillon a fait le choix de ne pas réaliser d’investissement en matière de mobilier. Le conseiller en prévention a été consulté en matière d’ergonomie et des tablettes permettant une bonne inclinaison de l’écran, ainsi que des souris sans fil, ont été mises à disposition des télétravailleurs. De plus, certains équipements peuvent être empruntés à l’administration, par exemple des claviers sans fil.
La CPAS de Namur n’a pas non plus consenti à investir dans du mobilier, mais a mis à disposition des télétravailleurs certains équipements, par exemple des écrans de plus grande taille pour les personnes utilisant certains logiciels métiers entrainant des contraintes. L’accent est mis sur l’importance de disposer de bonnes conditions pour télétravailler, si possible dans un espace dédié.
La question de l’équipement téléphonique doit être réfléchie en fonction des tâches demandées en télétravail. Faut-il mettre en place un système de déviation des appels ? Mettre à disposition des portables ? Mettre en place un système de Voice over IP ?...
Au CPAS de Bouillon, les appels sont actuellement déviés sur les lignes téléphoniques privées. L’agent doit fournir un numéro de téléphone sur lequel les appels peuvent être déviés. Faut-il passer à un système de voice over IP ? La réflexion est en cours !
Au CPAS de Namur, la téléphonie a été implémentée via le système VoIP via Skype for business. Les citoyens ne savent pas contacter directement les télétravailleurs, l’objectif étant que les travailleurs sociaux puissent profiter du télétravail pour être au calme, en étant le moins possible dérangés, en vue de réaliser leur travail administratif.
Notons que la question des avantages en nature (ATN) se pose aussi pour les téléphones portables et que cela peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’ONSS !
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